Signalement des thèses en préparation


ALERTE !

DYSFONCTIONNEMENT DANS L'APPLICATION STEP

Normalement, le mail-type dont l'objet est "[STEP] la soutenance de votre thèse a été indiquée dans l'application de Signalement des Thèses en Préparation" n'est envoyé au doctorant qu'à partir du moment où sa date prévisionnelle de soutenance est comprise dans les six prochains mois.

Or actuellement ce mail-type est envoyé au doctorant à chaque fois qu'une modification est apportée par la scolarité à son dossier dans Apogée, qu'une date de soutenance ait ou non été enregistrée.

Ce problème, qui occasionne un nombre important de mails et une certaine confusion pour le doctorant, a été signalé à l'Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur.



CIRCUIT DE SIGNALEMENT

Les thèses en préparation et soutenues à Université de Paris sont signalées sur theses.fr, moteur de recherche national des thèses de doctorat françaises. Sur le site, une page dédiée à Université de Paris offre une vue complète sur l'ensemble des thèses de l'établissement depuis le 1er septembre 2019.

Les informations sur theses.fr sont la face visible des données contenues dans les applications nationales Step (Signalement des Thèses En Préparation) et Star (Signalement des Thèses soutenues, Archivage et Recherche). Step, Star et theses.fr sont des outils fournis aux établissements par l’Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur (Abes).

À Université de Paris, les données dans Step et Star sont automatiquement importées depuis le logiciel Apogée (Application Pour l'Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants) qui est utilisé par la scolarité. Apogée est un logiciel fourni par l'Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements (Amue).

 

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VIE DE LA THÈSE


1. Inscription en doctorat


Lors de l'inscription administrative en 1ère année de doctorat, l’équipe Inscription du Collège des Écoles Doctorales (CED) saisit les informations relatives à la thèse dans Apogée.

Cet enregistrement entraîne automatiquement la création d’un compte dans Step au nom du doctorant. Celui-ci reçoit ses informations de connexion (identifiant et mot de passe) sur son adresse e-mail personnelle.

Dans Step le doctorant peut visualiser les données saisies par le CED. Il peut également ajouter un résumé et des mots-clés en français et en anglais, ainsi que dans toute autre langue de son choix. → Attention, le doctorant doit impérativement sauvegarder ces éléments dans un fichier indépendant sous peine de les perdre irrémédiablement (voir l’étape n°2).

L'identifiant de la thèse dans Step sert à construire l'URL pérenne de la page de la thèse dans theses.fr.

Discipline de la thèse

Les spécialités sont classées dans Apogée par domaine. La discipline affichée sur theses.fr correspond à l'intitulé générique de ces grandes catégories disciplinaires, et non à la spécialité proprement dite de la thèse.

Forme des noms du doctorant et du directeur de thèse

Remarques importantes :

  • Ces informations sont saisies en majuscules dans Apogée et subissent un traitement automatique lors de leur import dans Step. Par conséquent les caractères ne sont pas accentués et, en cas de prénom ou de nom composé, seule l'initiale du premier mot porte une majuscule.

  • Si le doctorant a renseigné un nom de famille et un nom d'usage lors de son inscription administrative, les deux noms sont visibles sur theses.fr (le nom de famille figure entre parenthèses).

  • Le nom du directeur de thèse ne peut pas être "linké" automatiquement à la page personnelle de celui-ci sur theses.fr (pas de lien hypertexte). Par conséquent les encadrements doctoraux effectués à Université de Paris n'apparaissent pas sur la page du directeur de thèse.

Ces défauts ne peuvent pas être corrigés pendant la durée de préparation de la thèse. Les rectifications seront apportées après la soutenance de la thèse et le traitement effectué par la bibliothèque universitaire (voir l’étape n°4).

Second doctorat

Si le doctorant prépare une seconde thèse après avoir déjà soutenu une première thèse de doctorat, son sujet de thèse en préparation ne peut pas être signalé automatiquement sur theses.fr. Pour y remédier il doit contacter le service des thèses de la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr



2. Évolution du sujet de thèse


Les données de la thèse sont mises à jour dans Apogée par le CED et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative.

Le principe est qu'à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d'Apogée.

TRÈS IMPORTANT

  • Toute correction doit être effectuée à la source, dans Apogée, pour être pérenne. Par conséquent, si le doctorant repère des erreurs, il doit en référer à l'administration plutôt que de les corriger lui-même dans Step (où certaines informations ne sont de toute façon pas modifiables par le doctorant).

  • Bien que n'ayant pas d'équivalent dans Apogée, les champs du résumé et des mots-clés dans Step ne sont pas protégés en cas de réimport. Par conséquent, si le doctorant ajoute ces éléments dans la description de sa thèse, il doit les sauvegarder dans un fichier indépendant pour être en mesure de les restituer dans Step.


3. Date prévisionnelle de soutenance


Dès qu'une date prévisionnelle de soutenance inférieure à J + 6 mois est enregistrée dans Step, cette date apparaît sur theses.fr derrière la mention : "La soutenance est prévue le JJ-MM-AAAA". Le doctorant est informé de ce changement par e-mail.

TRÈS IMPORTANT

Dans Apogée une date prévisionnelle de soutenance est systématiquement attribuée dès l'inscription en 1ère année de doctorat (J + 3 ans). Par définition il s'agit d'une date purement indicative. Au cours de la 3e année de thèse, une fois comprise dans la période des 6 mois à venir, cette date fictive est automatiquement enregistrée dans Step. Le doctorant ne doit pas s'en alarmer :

  • Si le doctorant a l'intention de soutenir d'ici la fin de l'année universitaire, la date prévisionnelle de soutenance sera actualisée au moment de l'activation de la procédure de soutenance.

  • Si le doctorant est autorisé à se réinscrire en année dérogatoire (4e année ou plus), la date prévisionnelle de soutenance sera mise à jour lors de la procédure de réinscription.
Thèse en VAE

Dans Step, une date prévisionnelle de soutenance ne peut être enregistrée que si elle est supérieure ou égale à la date d'inscription en doctorat + 2 ans. Or, dans le cas de la VAE doctorale, cette condition ne peut pas être remplie. Si le doctorant souhaite malgré tout que l'information figure sur theses.fr, il doit contacter le service des thèses de la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr



4. Enregistrement de la soutenance


Après la réception des documents de soutenance, l’équipe Soutenance du Collège des Écoles Doctorales (CED) enregistre le résultat dans Apogée.

Cet enregistrement entraîne automatiquement la clôture du compte Step du docteur (qui en est averti par e-mail).

  • Sur theses.fr la thèse est désormais signalée comme soutenue avec la mention "Le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement par la bibliothèque de l'établissement de soutenance".

  • Le docteur peut toujours se connecter à son compte Step mais il n'a plus la possibilité de modifier les données.

En parallèle, les données d'Apogée sont envoyées vers l'application Star, à laquelle le docteur n’a pas accès. La bibliothèque universitaire, qui est chargée du traitement des thèses de l'établissement, effectue dans Star toutes les opérations requises pour archiver, signaler et diffuser la thèse de doctorat. Au terme de ce traitement  :

  • La page de la thèse sur theses.fr est entièrement mise à jour et enrichie (composition du jury, liens hypertexte, etc.).

  • Le numéro national de thèse (NNT) attribué par la bibliothèque est intégré dans l'URL pérenne de la page.

  • Un lien renvoie l’utilisateur vers le portail de diffusion des thèses de l’université, où il est possible d’accéder au fichier PDF de la thèse (sauf confidentialité et selon les modalités choisies par le docteur).


TRÈS IMPORTANT

  • Les délais de traitement sont variables en raison de plusieurs facteurs : pics d'activité selon la période de l'année, aléas administratifs, dysfonctionnements techniques, et tout autre imprévu (crise sanitaire).

  • Tant que les opérations de traitement ne sont pas terminées, la thèse n’est pas accessible en ligne.



À QUI S'ADRESSER EN CAS DE PROBLÈME


Problème d'accès à votre compte Step

Vous n’avez pas été averti de la création de votre compte personnel dans Step et vous ne connaissez pas vos informations de connexion.

  • Il se peut que le mail de l'application Step ait été considéré par votre messagerie comme un spam.

  • En raison de la charge de travail induite par la rentrée universitaire, les inscriptions ne sont pas toujours finalisées le jour même où le doctorant s'est présenté à l'administration : les dossiers dans Apogée sont complétés au fur et à mesure, et la création de votre compte Step peut ainsi être retardée de quelques jours.

→ Contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr

Problème de visibilité sur theses.fr

Votre thèse existe dans Step mais n’apparaît pas sur theses.fr.

Pour être visible sur theses.fr, la présentation de votre thèse dans Step doit comporter à minima les informations suivantes :

  • le titre de la thèse
  • l'intitulé de l'école doctorale
  • le nom du directeur de thèse
  • la discipline de la thèse
  • le domaine de la thèse, ou "classe Dewey" (complémentaire de la discipline, il permet de cibler, via une liste fermée, le ou les thèmes généraux de la thèse)

→ Pour compléter ces informations dans Apogée (à l'exception du domaine de la thèse), contactez le(s) gestionnaire(s) de votre école doctorale.

→ En cas d’absence du domaine de la thèse, contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr

Problème sur les données de votre thèse

Vous constatez une erreur ou vous souhaitez signaler un changement.

→ Pour apporter les modifications dans Apogée, contactez le(s) gestionnaire(s) de votre école doctorale.

NOTA BENE  Toute modification effectuée dans Apogée est versée dans Step à la fin de la journée, et n'est donc visible que le lendemain sur theses.fr.

Pour tout autre problème

Sur la page de la thèse dans theses.fr, en haut à droite cliquez sur le bouton "Signaler une erreur" et remplissez le formulaire de contact.

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