Signalement des thèses en préparation


ALERTE !

Dernière mise à jour le 24/11/2020

La date prévisionnelle de soutenance calculée par Apogée est systématiquement versée dans Step, qu'elle soit comprise dans les 6 prochains mois ou dans 3 ans, indifféremment. Normalement l'application Step fait le tri et ne tient compte que des dates prévisionnelles inférieures à J + 6 mois. Or cette condition a cessé de s'appliquer de façon inopinée.

Par conséquent les doctorants en 1ère et 2e années de thèse risquent de recevoir des e-mails de l'application Step au sujet de l'enregistrement de leur soutenance. Ils ne doivent pas s'en inquiéter.

Le dysfonctionnement est en cours de résolution par l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur.



CIRCUIT DE SIGNALEMENT

Les thèses en préparation à Université de Paris sont signalées sur theses.fr, moteur de recherche national des thèses de doctorat françaises. Sur le site, une page spécifique regroupe l'ensemble des thèses d'Université de Paris.

Les informations visibles sur theses.fr correspondent aux données contenues dans l'application nationale Step (Signalement des Thèses En Préparation).

Les données de Step sont elles-mêmes automatiquement importées depuis le logiciel Apogée utilisé par l'université (Application Pour l'Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants).

Step et theses.fr ont tous deux été développés par l'Abes (Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur). Apogée est un logiciel fourni aux établissements d'enseignement supérieur par l'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements).

La documentation de theses.fr est accessible à cette adresse. Elle inclut notamment une FAQ à destination des doctorants.

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VIE DE LA THÈSE


Inscription en doctorat


L'inscription administrative en 1ère année de doctorat dans Apogée entraîne automatiquement la création d’un compte Step au nom du doctorant : celui-ci reçoit par e-mail l’identifiant et le mot de passe pour se connecter à Step le lendemain de son inscription.

Dans Step le doctorant peut visualiser les données pré-remplies mais aussi les compléter en ajoutant un résumé et des mots-clés dans la/les langue(s) de son choix.

Remarques sur la forme des noms du doctorant et du directeur de thèse :

  • Ces informations sont saisies en majuscules dans Apogée et subissent un traitement automatique lors de leur import dans Step. Par conséquent les caractères ne sont pas accentués et, en cas de prénom ou de nom composé, seule l'initiale du premier mot porte une majuscule.

  • Si le doctorant a renseigné un nom de famille et un nom d'usage lors de son inscription administrative, les deux noms sont visibles sur theses.fr (le nom de famille figure entre parenthèses).


Réinscription en 2e et 3e année


Les données de la thèse sont mises à jour par la scolarité dans Apogée et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative.

Le principe est qu'à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d'Apogée. D'où les contraintes suivantes :

  • Si le doctorant repère des erreurs, il doit en référer à l'administration plutôt que de les corriger lui-même dans Step (où certaines informations ne sont de toute façon pas modifiables par le doctorant). Il faut que la correction soit effectuée à la source, dans Apogée, pour être pérenne.

  • Si le doctorant saisit un résumé et des mots-clés dans Step, il doit sauvegarder ces éléments dans un fichier indépendant. Malheureusement les champs des résumés et des mots-clés, bien que n'ayant pas d'équivalent dans Apogée, ne sont pas protégés dans Step en cas de réimport.

  • Le nom du directeur de thèse n’apparaît pas en lien hypertexte sur le site theses.fr, et par conséquent le doctorant ne figure pas sur la page de son directeur de thèse.


Date prévisionnelle de soutenance


Dès qu'une date prévisionnelle de soutenance inférieure à J + 6 mois est enregistrée dans Step, celle-ci est annoncée sur theses.fr avec la mention "La soutenance est prévue le JJ-MM-AAAA". Le doctorant est informé de ce changement par e-mail.

Important : Apogée attribue mécaniquement une date prévisionnelle de soutenance dès l'inscription en 1ère année de doctorat (J + 3 ans). Par définition il s'agit d'une date purement indicative. Au cours de la 3e année de thèse, une fois comprise dans la période des 6 mois à venir, cette date fictive est automatiquement enregistrée dans Step. Le doctorant ne doit pas s'en alarmer :

  • Si le doctorant a l'intention de soutenir d'ici la fin de l'année universitaire, la date prévisionnelle de soutenance sera actualisée au moment de l'activation de la procédure de soutenance.

  • Si le doctorant est autorisé à se réinscrire en année dérogatoire (4e année ou plus), la date prévisionnelle de soutenance sera mise à jour lors de la procédure de réinscription.


Enregistrement de la soutenance


Après la réception des documents de soutenance, l'administration enregistre le résultat de la soutenance dans Apogée. Cette action déclenche automatiquement deux événements :

  • D'une part, le compte Step de l'ex-doctorant est clôturé : le nouveau docteur a toujours accès à son compte mais il n'a plus la possibilité de modifier les données. Il est informé de ce changement par e-mail. Sur theses.fr la thèse n'apparaît plus en préparation : elle est signalée comme soutenue, avec la mention "Le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement par la bibliothèque de l'établissement de soutenance".

  • D'autre part, les données d'Apogée sont envoyées vers l'application Star (Signalement des Thèses soutenues, Archivage et Recherche). Star est l'application jumelle de Step, elle aussi développée par l'Abes. Le docteur ne peut pas accéder à Star. Le personnel chargé du traitement des thèses de l'université y effectue toutes les opérations requises pour archiver, signaler et diffuser les thèses de doctorat. Au terme de ce traitement, la page de la thèse sur theses.fr est entièrement mise à jour : résumé, mots-clés, membres du jury, liens hypertexte, etc.

Important : le traitement de la thèse dans Star n'est pas immédiat et peut parfois prendre quelques mois. Les délais de traitement sont variables car plusieurs facteurs entrent en jeu : volume de thèses à traiter en fonction de la période de l'année (l'automne est une saison très chargée), aléas administratifs, dysfonctionnements techniques, et tout autre imprévu (crise sanitaire et confinement entre autres).



EN CAS DE PROBLÈME


En rapport avec votre compte Step


Vous n’avez pas été averti de la création de votre compte personnel dans Step et vous ne connaissez pas vos identifiants de connexion.

- Il est possible que le mail de l'application Step ait été considéré par votre messagerie comme un spam.

- En raison de la charge de travail induite par la rentrée universitaire, les inscriptions ne sont pas toujours finalisées le jour même où le doctorant s'est présenté à l'administration : les dossiers dans Apogée sont complétés au fur et à mesure, et la création de votre compte Step peut ainsi être retardée.

 Pour récupérer vos identifiants/vérifier la situation, contactez la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr


En rapport avec la visibilité de votre thèse sur theses.fr


Votre thèse existe dans Step mais n’apparaît pas sur theses.fr.

Pour être visible sur theses.fr, la description de votre thèse dans Step doit comporter à minima les informations suivantes : le titre de la thèse ; la discipline de la thèse ; l'intitulé de l'école doctorale ; le nom du directeur de thèse ; le code du domaine de la thèse ("classe Dewey" ou "set oai").

 Pour compléter ces informations dans Apogée (à l'exception du code domaine), contactez le gestionnaire de votre école doctorale.

Pour ajouter le code domaine, contactez la bibliothèque universitaire : bu-theses@listes.parisdescartes.fr


En rapport avec les données de votre thèse


Vous constatez une erreur ou vous souhaitez signaler un changement concernant votre nom, le titre de la thèse, la discipline, le directeur de thèse, l'établissement de cotutelle, l'école doctorale, l'unité de recherche, la date prévisionnelle de soutenance.

→ Pour modifier ces informations dans Apogée, contactez le gestionnaire de votre école doctorale.

Important : toute modification effectuée dans Apogée est versée dans Step à la fin de la journée, et n'est donc visible que le lendemain sur theses.fr.


Pour toute autre demande


Sur la page de la thèse, cliquez sur le bouton "Signaler une erreur" (cf. copie d'écran ci-dessous) et remplissez le formulaire de contact.


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