Signalement des thèses en préparation

! ALERTE EN COURS  !

  • L'envoi des données d'Apogée vers theses.fr dysfonctionne partiellement depuis octobre 2019. La cause du dysfonctionnement a été identifiée et le problème est en cours de résolution.

  • Suite à une importante refonte de la base de données, le flux d'Apogée vers theses.fr est provisoirement coupé depuis mars 2020. Un chantier est en cours pour rendre la nouvelle base opérationnelle.

Par conséquent le signalement des thèses en préparation sur theses.fr est susceptible de comporter des erreurs ou des informations obsolètes : les corrections et les mises à jour effectuées dans Apogée seront répercutées sur theses.fr dès le rétablissement de la connexion. Entre-temps, le doctorant est invité à apporter lui-même les modifications via son compte personnel Step (en tout cas pour les informations sur lesquelles il a la main dans Step).

Retour à la normale prévu d'ici la fin de l'été 2020

 

 

CIRCUIT DE SIGNALEMENT

Les thèses en préparation à Université de Paris sont signalées sur theses.fr, moteur de recherche national des thèses de doctorat françaises. Sur le site, une page spécifique regroupe l'ensemble des thèses d'Université de Paris.

Les informations visibles sur theses.fr correspondent aux données contenues dans l'application nationale Step (Signalement des Thèses En Préparation). Ces données sont elles-mêmes automatiquement importées depuis le logiciel Apogée (Application Pour l'Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants) d'Université de Paris.

Step et theses.fr ont tous deux été développés par l'Abes (Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur). Apogée est un logiciel fourni aux établissements d'enseignement supérieur par l'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements).

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VIE DE LA THÈSE

1) Inscription en doctorat

L'inscription administrative en 1ère année de doctorat dans Apogée entraîne automatiquement la création d’un compte Step au nom du doctorant : celui-ci reçoit par e-mail l’identifiant et le mot de passe pour se connecter à Step le lendemain de son inscription.

Dans Step le doctorant peut visualiser les données pré-remplies mais aussi les compléter en ajoutant un résumé et des mots-clés dans la/les langue(s) de son choix.

Remarques sur la forme des noms du doctorant et du directeur de thèse :

  • Ces informations sont saisies en majuscules dans Apogée et subissent un traitement automatique lors de leur import dans Step. Par conséquent les caractères ne sont pas accentués et, en cas de prénom ou de nom composé, seule l'initiale du premier mot porte une majuscule.

  • Si le doctorant a renseigné un nom de famille et un nom d'usage lors de son inscription administrative, les deux noms sont visibles sur theses.fr (le nom de famille figure entre parenthèses).

2) Réinscriptions successives

Les données de la thèse sont mises à jour par la scolarité dans Apogée et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative.

Le principe est qu'à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d'Apogée. Par conséquent :

  • Si le doctorant repère des erreurs, il doit en référer à l'administration plutôt que de les corriger lui-même dans Step (où certaines informations ne sont de toute façon pas modifiables par le doctorant). Il faut que la correction soit effectuée à la source, dans Apogée, pour être pérenne.

  • Si le doctorant saisit un résumé et des mots-clés dans Step, il doit sauvegarder ces éléments dans un fichier indépendant. Malheureusement les champs des résumés et des mots-clés, bien que n'ayant pas d'équivalent dans Apogée, ne sont pas protégés dans Step en cas de réimport.

3) Soutenance

Après la réception des documents de soutenance, l'administration enregistre le résultat de la soutenance dans Apogée. Cette action déclenche automatiquement deux événements :

  • D'une part, le compte Step de l'ex-doctorant est clôturé. Sur theses.fr la thèse du nouveau docteur est alors signalée comme soutenue, avec la mention "Le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement par la bibliothèque de l'établissement de soutenance". Le docteur est informé de ce changement par e-mail.

  • D'autre part, les données d'Apogée sont envoyées vers l'application Star (Signalement des Thèses soutenues, Archivage et Recherche). Star est l'application jumelle de Step, elle aussi développée par l'Abes. Le docteur ne peut pas accéder à Star. Le personnel chargé du traitement des thèses de l'université y effectue toutes les opérations requises pour archiver, signaler et diffuser les thèses de doctorat. Au terme de ce traitement, la page de la thèse sur theses.fr est entièrement mise à jour : résumé, mots-clés, membres du jury, lien vers le fichier de la thèse en ligne, etc.

Important : le traitement de la thèse dans Star n'est pas immédiat et peut parfois prendre quelques mois. Les délais de traitement sont variables car plusieurs facteurs entrent en jeu : volume de thèses à traiter en fonction de la période de l'année (l'automne est une saison très chargée), aléas administratifs, dysfonctionnements techniques, et tout autre imprévu (crise sanitaire et confinement par exemple).

 

 

EN CAS DE PROBLÈME

- Si vous n’avez pas été averti de la création de votre compte personnel dans Step, contactez la Bibliothèque universitaire.

- Si votre thèse existe dans Step mais n’apparaît pas sur theses.fr, contactez la Bibliothèque universitaire.

- Si vous constatez une erreur ou souhaitez signaler un changement, cliquez sur le bouton « Signaler une erreur » sur la page de votre thèse dans theses.fr et remplissez le formulaire de contact.


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